Thích Muốn

QUY TRÌNH CHUẨN BỊ TRƯỚC TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện bao gồm một danh sách công việc thuộc các lĩnh vực khác nhau như: chi phí, luật pháp, văn hóa, kĩ thuật- công nghệ…Vì vậy, muốn tổ chức event thành công cần một quy trình tổ chức sự kiện cụ thể và phân công công việc đến từng người trong nhóm.

Nội dung công việc trước sự kiện

1. Chủ để sự kiện:

Chủ đề của từng sự kiện có thể bị chi phối bởi các yếu tố khác nhau như: quy mô, cách thức tổ chức, ý kiến khách hàng, văn hóa vùng miền, quan điểm và năng lực cá nhân của người… Vì vậy, mỗi sự kiện đều có một ý tưởng khác nhau cho phù hợp với các khía cạnh đó. Ý tưởng phải thuộc sở hữu trí tuệ của những người làm nghề và không sao chép. Tuy được phép kế thừa và học hỏi trong các chương trình nhưng việc sao chép ý tưởng là điều không nên. Vì điều đó khiến cho khách hàng thấy được sự bất lực của bạn và bạn khó có thể hợp tác với họ trong những chương trình sắp tới.

 

2. Kịch bản chương trình:

Thực chất kịch bản là những nội dung event sẽ diễn ra nhưng được trình bày trên giấy. Khâu này quyết định bạn có thể kí được hợp đồng hay không. Kịch bản chương trình sẽ được gửi đến khách hàng cùng với báo giá cụ thể. Nếu là chương trình có đấu thầu thì đây cũng chính là hồ sơ dự thầu của đơn vị bạn. Vì vậy, mỗi công ty đều đầu tư cho kịch bản chương trình rất kĩ càng nhằm giành hợp đồng về đơn vị mình.

Quan trọng nhất khi xây dựng kịch bản event đó chính là tạo sự khác biệt so với các đối thủ khác. Nội dung sáng tạo trong khi giá thành rẻ là tiêu chí quan tọng giúp cho đơn vị của bạn giành được chiến thắng.

3. Phân công công việc:

Một người sẽ không thể tự mình xây dựng được cả một sự kiện. Nó đòi hỏi sự chuyên nghiệp về chuyên môn của nhiều ngành nghề khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kĩ thuật (lắp ráp nhà giàn, điều khiển âm thanh, ánh sáng), quản lý (tổ chức sự kiện), kế toán (kí và thanh lý hợp đồng)… Do đó, trước khi chương trình diễn ra, bạn phải có bảng phân công công việc cho từng người một cách cụ thể nhất. Công việc của phòng thiết kế là gì, ngày set-up chương trình vào ngày nào, MC, đội biểu diễn do ai phụ trách, nhân viên hậu cần gồm bao nhiêu người… Tất cả đều cần lên kế hoạch thật chi tiết và yêu cầu các thành viên thực hiện nghiêm túc và đầy đủ. Bạn cũng nên thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc để đốc thúc, nhắc nhở nếu thấy cần thiết.

Nguồn: Brandsvietnam

tổ chức sự kiệntổ chức sự kiện

tổ chức sự kiện

SẢN PHẨM ĐẶT BIỆT