Thích Muốn

TỔ CHỨC SỰ KIỆN CẦN CHUẨN BỊ NHỮNG GÌ?

Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp của người làm sự kiện muốn công chúng của mình hiểu rõ được

TỔ CHỨC EVENT CẦN PHẢI CHUẨN BỊ NHỮNG GÌ?

  • Xây dựng chủ đề và lập kế hoạch tổng thể sự kiện
  • Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến buổi sự kiện
  • Chuẩn bị nhân lực tổ chức sự kiện
  • Lựa chọn địa điểm tổ chức
  • Xác định thời gian, ngày giờ để tiến hành triển khai
  • Mục tiêu của buổi sự kiện
  • Ngân sách chi phí cho buổi sự kiện
  • Chuẩn bị thư mời với các nội dung liên quan gửi đến khách tham dự
  • Tính toán số lượng quan khách tham dự sự kiện
  • Lập bảng ngân sách dự trù chi phí tổ chức
  • Thiết lập, tìm kiếm các đối tác truyền thông tổ chức event chuyên nghiệp

TỔ CHỨC SỰ KIỆN CẦN NHỮNG TRANG THIẾT BỊ GÌ?

1. NHỮNG THIẾT BỊ CHÍNH KHI THỰC HIỆN MỘT EVENT

  • Hệ thống âm thanh luôn được quan tâm hàng đầu, để giữ cho sự kiện luôn được náo nhiệt sôi động với âm nhạc và có thể thông báo cho tất cả mọi quan khách có mặt trong buổi sự kiện.
  • Hệ thống ánh sáng, thường được dùng để tăng thêm phần sinh động tăng mức độ quy mô hoành tráng của event.
  • Ngoài ra ánh sáng còn được dùng để phục vụ biểu diễn nghệ thuật trong sự kiện.
  • Nhà giàn không gian được chủ yếu dùng cho các event được tổ chức ngoài trời, nếu bạn sợ nắng mưa sự thất thường của thời tiết.
  • Thì giải pháp tốt nhất cho bạn khi làm sự kiện ngoài trời đó là nhà giàn không gian phương pháp hữu ích cho sự kiện của bạn, với những ưu điểm tránh mưa tránh nắng tạo không gian thoáng mát cho cả sự kiện.
  • Sân khấu được coi là trung tâm không gian sự kiện trong nhà hay ngoài trời, nơi diễn ra các hoạt động chính của sự kiện.
  • Kích thước sân khấu, bị phụ thuộc vào tổng thể không gian trong nhà hoặc ngoài trời và loại hình sự kiện được tổ chức.
  • Thiết bị sự kiện màn hình led là sản phẩm công nghệ cao đang được ưa dùng trong tất cả mọi sự kiện nay với quy mô lớn nhỏ khác nhau.
  • Thay vì những hình ảnh hay thông tin của buổi sự kiện được hiện thị trên backdrop thì hiện nay, màn hình led được ưu dùng sử dụng hơn.
  • Máy quay, thiết bị chụp ảnh chuyên dụng dùng để ghi lại những khoảnh khắc đẹp trong buổi event của bạn.

                                                

2. NHỮNG THIẾT BỊ PHỤ

  • Backdrop sự kiện: Là phông của sự kiện, được trang trí bắt mắt, ghi thông tin rõ ràng của buổi sự kiện.
  • Standy: như một tấm biển chỉ dẫn thu nhỏ, được đặt trước cổng nơi diễn ra sự kiện nhằm mục đích thông giúp cho quan khách tham dự sự kiện, những người qua lại nơi diễn ra sự kiện biết được nội dung của event nói về cái gì, vấn đề gì.
  • Bàn, ghế: Tùy theo quy mô, chủ đề của sự kiện mà lựa chọn loại bàn, ghế khác nhau để hợp để phù hợp với sự kiện.
  • Cổng hơi, cổng phao: Là cổng chào mừng quý khách đến nơi diễn ra sự kiện, nên có nhiều kích thước khác nhau để phù hợp với mặt bằng nơi lắp đặt.
  • Bục phát biểu: Theo từng chủ đề của event mà cần đến bục phát biểu dành cho các sếp trong công ty của bạn.
  • Hàng rào, cột chắn inox: dùng để ngăn cách lối đi, phân luồng di chuyển cho các quan khách tham dự.
  • Thảm đỏ: mang lại giá trị hình thức trong mỗi event, tạo một không gian vô cùng sạch sẽ thoáng mát tạo sự thoải mái cho quan khách khi tham gia sự kiện.
  • Trang trí sự kiện theo chủ đề của sự kiện hoặc loại hình tổ chức sự kiện.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC MỘT EVENT

  • Lên ý tưởng tổ chức buổi Event
  • Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện
  • Lên kịch bản chi tiết cho sự kiện
  • Xác định ngân sách tổ chức, dự trù kinh phí phát sinh trong sự kiện
  • Gửi thư mời đến với khách tham dự
  • Xác định số lượng khách tham dự Event
  • Kiểm tra lại nơi địa điểm tổ chức, tránh những trường hợp phát sinh
  • Thiết lập hệ thống nhân lực, phân công việc phải làm trong sự kiện
  • Phục vụ lưu trú và vận chuyển sự kiện
  • Xác định mục tiêu mà sự kiện muốn hướng tới
  • Kiểm tra lại nhà cung ứng thiêt bị, trước ngày sắp diễn ra sự kiện
  • Ký kết hợp đồng với đơn vị truyền thông tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

                                                     

YẾU TỐ ĐỂ LỰA CHỌN CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN PHÙ HỢP

Dưới đây là những bước để bạn lựa chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp

Bước 1: Công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm lâu năm

  • Xưởng sản xuất quảng cáo là một trong những công ty tổ chức sự kiện tại TPHCM. Với hơn 10 năm kinh nghiệm
  • Được thành lập từ năm 2008, cho đến nay đã tổ chức hơn hàng trăm event lớn nhỏ khác nhau tại Hà Nôi, Tp Hồ Chí Minh.
  • Là đối tác tổ chức sự kiện của các công ty, doanh nghiệp, tập đoàn lớn trong nước cũng như nước ngoài từ năm 2008 cho đến nay.

Bước 2: Phong cách làm việc, đội ngũ nhân sự

  • Khi đến với công ty tổ chức sự kiện Xưởng sản xuất quảng cáo, chắc chắn bạn sẽ phải hài lòng với đội ngũ nhân sự với phong cách làm việc năng động, lăn xả, nhiệt tình, không ngại khó khăn.
  • Đội ngũ nhân sự trẻ được chú trọng đầu tư và đào tạo bài bản, luôn đưa ra những ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo.
  • Đạo diễn sự kiện được tu nghiệp tại nước ngoài, tạo nên sự khác biệt từ ý tưởng cho đến kịch bản sự kiện, làm nổi bật phong cách của mỗi công ty.
  • Đạo diễn sân khấu với những ý tưởng độc đáo, hấp dẫn tạo sự cuốn hút của quan khách tham dự bằng những tiết mục nghệ thuật đặc sắc trong buổi Event, điều hành sân khấu chuyên nghiệp.

Bước 3: Thiết bị tổ chức sự kiện tiến tiến, hiện đại

  • Với lợi thế có nguồn thiết bị tổ chức sự kiện từ năm 2008 cho đến nay, Xưởng sản xuất quảng cáo sử dụng những trang thiết bị tân tiến hiện đại nhất hiện nay.
  • Dành cho toàn bộ sự kiện lớn, nhỏ với mức giá không thể nào tốt hơn.
  • Với hai kho thiết bị cung cấp con: màn led Á Châu, Master Audio.
  • Âm thanh, ánh sáng được nhập khẩu nguyên chiếc từ những nước đi đầu về nền công nghiệp âm thanh, ánh sáng điện tử dành cho Event như Tây Ban Nha, Mỹ,…

                                                        

CÁC HẠNG MỤC PHỤC VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1. HỆ THỐNG ÂM THANH CHUYÊN NGHIỆP

  • Loa full Master Audio nhập khẩu từ Tây Ban Nha
  • Loa Sub Master Audio
  • Loa Monitor
  • Mixer 24 kênh hiệu suất cao Soundcraft GB2
  • Mic không dây
  • Chân mic
  • Đầu đĩa
  • Âm ly Master Audio

2. HỆ THỐNG ÁNH SÁNG BIỂU DIỄN NGHỆ THUẬT

  • Đèn beam
  • Cột đèn
  • Máy khói
  • Tủ nguồn
  • Đèn Par led 54
  • Đèn Par led 64
  • Dây tín hiệu

3. TRANG TRÍ KHU VỰC TỔ CHỨC

  • Tùy theo quy mô và chủ đề của sự kiện, mà có thể trang trí theo một cách khác nhau. Nhưng dưới đây là một số thiết bị trang trí cần có cho một buổi sự kiện.
  • Backdrop sân khấu
  • Satandee sự kiện
  • Sân khấu, bục sân khấu
  • Hàng rào inxo
  • Thảm đỏ trải từ trong ra ngoài
  • Bàn ghế  theo chủ đề của buổi Event

4. NHÂN SỰ PHỤC VỤ EVENT

Một Event cần có những nhân sự như:

  • MC dẫn chương trình
  • PG lễ tân đón khách
  • Lân sư rồng, múa trống lân, trống hội
  • Ca sĩ, nhóm nhạc, vũ đoàn
  • Thợ chụp ảnh
  • Nhân sự kỹ thuật quay phim, dựng phim

                                                              

DỊCH VỤ TỔ CHỨC EVENT CỦA XƯỞNG SẢN XUẤT QUẢNG CÁO:

  • Được khách hàng đánh giá là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, với đội ngũ nhân sự năng động, nhiệt huyết trong công việc, được đào tạo bài bản chuyên sâu.
  • Có kinh nghiệm làm việc lâu năm, dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói với chi phí hợp lý. 
  • Sự kiện với phương châm hoạt động: ” Chuyên nghiệp – sáng tạo – tận tình ” .
  • Xưởng sản xuất quảng cáo là một công ty tổ chức Event – công ty tổ chức sự kiện cung cấp dịch vụ trọn gói và đa dạng.
  • Chúng tôi nhận tư vấn, lên ý tưởng kịch bản dàn dựng các event, cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện( bàn ghế, thảm đỏ, nhà bạt, giàn không gian, cổng bóng, cổng hơi, hoa trang trí, âm thanh, ánh sáng,…..).
  • Cho thuê nhân sự ( lễ tân, PG, ban nhạc, ca sĩ, nhóm nhạc, nhóm nhảy, nghệ sĩ hài, xiếc…..).
  • Event đảm bảo sẽ mang đến cho bạn một buổi tổ chức Event hoành tráng, tạo ấn tượng mạnh với quan khách tham dự. Thành công của bạn là niềm vui của chúng tôi.

                                                                

QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA Á CHÂU

  • Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng
  • Tư vấn dịch vụ tổ chức Event
  • Lên ý tưởng cho buổi sự kiện
  • Gửi báo giá cho khách hàng
  • Ký kết hợp đồng và đặt cọc
  • Chuẩn bị thiết bị cho buổi tổ chức sự kiện
  • Chuẩn bị nhân sự cho buổi Event
  • Phân công, công việc cần làm trong buổi Event
  • Tiến hành tổ chức sự kiện
  • Kết thúc buổi tổ chức Even, và những công việc cần làm
  • Hoàn thành bản xác nhận dịch vụ với khách hàng
  • Làm thủ tục thanh lý hợp đồng

                                                                 

 

 

 

 

   

      

 

SẢN PHẨM ĐẶT BIỆT